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プリンターで経費削減

印刷用紙の経費削減方法として、裏表を使う、安い印刷用紙を使う、また、カラー印刷の必要のないものは、白黒印刷を習慣づけるなど、印刷する前にカラーにする書類と白黒印刷にする書類に分けて印刷するように心がけるといいかもしれません。

FAXを送る場合は、パソコンで送ることで用紙を節約できます。大体のパソコンにFAXの送受信ができる無料のソフトが標準搭載されています。他に、1枚の用紙に2ページ分や4ページ分の印刷をすることや、毎回、プレビューを見てミス印刷を防ぐなど、むやみに印刷ボタンを押さないようにすることで経費削減にもつながってきます。

複合機をリースしている場合、リース料金以外に、インク代や保守サポート料金としてカウンター料金がかかってきます。平均白黒印刷が4~6円、パソコンからのカラー印刷が25円~35円、紙からのカラー印刷が30~45円ほどになっており、印刷を多くする会社では必要な経費ですが、複合機をあまり使わないという企業にとっては、無駄な経費といえるかもしれません。新品の複合機をリースするのではなく、中古のコピー機を短期間レンタルすることや、FAX 、プリンター、コピー機の中で必要なものだけをレンタルすることも経費削減につながりますので、社内で検討してみるといいでしょう。


リサイクルトナーの選び方

リサイクルトナーは、純正品に比べてあまり差異はないとはいえ、多少の不具合も起きてしまいます。統計的には、純正品のトラブルが1~2%、リサイクルトナーのトラブルは1~3%程度と出ていますので、リサイクルトナーの使用を躊躇してしまうほどの差はないようです。また、リサイクルトナーを販売しているお店によっても品質に多少の差はありますので、安いというだけで購入することはあまりおすすめできません。

ただ、トラブルが起きた場合、リサイクルトナーの販売店の多くは、交換や返金をしてくれるお店が多く、万が一、プリンターが故障した場合の保証もおこなっています。お店によってどういう保証があるかも確認して購入すると安心です。メーカーの保障期間にリサイクルトナーの使用が原因で故障した場合、メーカー保証期間であっても、メーカーの保証を受けられなくなる可能性もありますので、保証期間内は純正品を使用して、保障期間が過ぎたらリサイクルトナーを使用するといいでしょう。

古いプリンターの場合、純正のトナーカートリッジが廃盤になっていることもありますが、リサイクルトナーの場合は、廃盤になった古い型番のリサイクルトナーを扱っているお店もありますので、買い換えを検討する前にリサイクルトナーを探してみるといいかもしれません。


リサイクルトナーとは

最近では、社内書類を電子化して管理することで、作業効率も上がり、ペーパーレスでコスト削減にもなると導入する企業も増えています。しかし、顧客との取引では紙の書類は必要なため、プリンターは必要な備品です。通常、プリンターのトナーカートリッジは、値段も高く使い捨てですので、会社の経費も相当な金額になってしまいます。リサイクルトナーは、使い終わったトナーカートリッジを工場で洗浄し、劣化部品の交換や修理をおこない、再びトナーを充填して使用するため、技術開発費などがかからず安価で購入できます。

日本の企業では、まだ20%程度の普及しかありませんが、印刷にコストがかかりすぎていると感じている企業は、まず、トナーカートリッジをリサイクルトナーに変えるだけでも、経費削減に効果があるでしょう。リサイクルトナーは、トナーカートリッジのタイプによっては純正品の70%~90%も安く購入できるリサイクルトナーもあり、企業の経費の中でも削減効果が高いものと言えます。

リサイクルトナーは、使い続けるほど大幅に経費削減ができ、プリンターをよく使う企業では、機種によって年間、数十万~100万円以上の経費削減が可能になりますので、どのくらいの削減効果があるのか会社内でシミュレーションをしてみることをおすすめします。


経費削減の方法

会社で経費削減を考える場合には、事務用品などの備品の経費、出張費や旅費、交通費の削減、光熱費の節約、通信費のコストカットなど様々な案がありますが、削減効果を得るには毎日の積み重ねが必要です。事務用品が安く買えるインターネットショップでまとめて購入する企業も多くありますが、すべての商品が安いわけではないため、品物によっては大型ホームセンターのほうが安いということもありますので、近所のホームセンターなどもチェックして購入先を決めることをおすすめします。

また、急な出張などで、直前に航空券の購入や宿泊の予約をする場合、割引の対象にはならないため割高になってしまいます。社員の出張が多い企業は、法人向けの一括出張手配をしてくれる旅行代理店などで、社員の出張を一元管理してもらうことで経費の削減につながりますし、社員の出張にかかる作業も省くことが可能になります。

経費削減には、社員の協力が必要不可欠です。光熱費の節約で社内が暗い、熱い、コスト削減に手間がかかるなど、社員の作業効率を落とすような経費削減は、仕事のやる気も削いでしまうことがありますので、ムリをしない程度に経費削減をしていくことが企業には求められます。

消耗品などは、リサイクル品を活用することでコスト削減が可能になるといわれています。アメリカでは、プリンターのトナーカートリッジを、リサイクルトナーにしている企業が40%以上と言われており、環境に配慮した経費削減効果の高いものとして、広く使われています。